السكرتيرة ستلعب دورًا في دعم فريقنا التنفيذي من خلال إدارة المهام الإدارية، ضمان التواصل السلس داخل الفريق، وتسهيل العمليات الفعالة. المرشح المثالي سيكون شخصًا يتقدم بحلول للمشاكل بشكل استباقي مع مهارات تواصل ممتازة وقدرة على إدارة مهام متعددة بفعالية.
المسؤوليات الرئيسية:
دعم إداري عام: توفير دعم شامل للفريق التنفيذي، بما في ذلك إعداد الوثائق، إدارة المراسلات، والحفاظ على الملفات.
تنسيق البريد الإلكتروني: إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية يوميًا للعملاء والشركاء وأصحاب المصلحة، مع ضمان الدقة والتواصل في الوقت المناسب.
مشاريع إدخال البيانات: المساعدة في إدخال البيانات لمشاريع محددة، مع ضمان دقة البيانات والانتهاء في الوقت المناسب.
إدارة التقويم: تنظيم وإدارة تقويم الشخص التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، المواعيد، وتنسيق ترتيبات السفر.
متابعة البريد الإلكتروني: الحفاظ على ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني العملية لضمان الردود السريعة وحل الاستفسارات.
تنسيق الفريق: العمل كوسيط بين أعضاء الفريق والشخص التنفيذي، إدارة الجداول الزمنية وتسهيل التواصل لضمان التناغم والكفاءة.
تنسيق المهام: على الرغم من ندرتها، تنفيذ مهام متعددة شهريًا، مثل تقديم الأوراق إلى مواقع مختلفة، استلام العناصر، أو توصيل الوثائق، حسب الحاجة.
المؤهلات:
خبرة سابقه كسكرتيرة أو مساعد إداري.
مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على التعامل مع مهام متعددة.
مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة. إتقان MS Office (MS Excel و MS PowerPoint، بشكل خاص) وأدوات إدارة البريد الإلكتروني.
درجة عالية من الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.
القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
